Шаг 1. Разработайте список работников, которые проходят медо-смотры
Изучите вредные и опасные факторы, которые воздействуют на сотрудников, и виды выполняемых ими работ, чтобы составить список работников, которые подлежат медосмотрам (п. 21 приложения 1 к приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н; далее — новый Порядок). Документ — аналог списка контингента из старого Порядка, только из нового исключили определение «контингенты» (п. 20 приложения 3 к приказу Минздрава от 12.04.2011 № 302н; далее — старый Порядок). Остальные требования к локальному акту не изменились. Утвержденной формы списка в законе по-прежнему нет, но есть два пункта, которые обязательно нужно отразить в документе: профессия или долж-ность работника по штатному расписанию; вредные производственные факторы и работы согласно приложению к новому Порядку и специальной оценке условий труда. Воспользуйтесь образцом.
Из нового Порядка убрали подробный перечень процедур, в результате которых можно было получить информацию о наличии вредных и опасных факторов на рабочем месте, например, лабораторные исследования, производственный контроль, технологическая и иная документация (пп. 19, 20 старого Порядка). Теперь источника только два: спецоценка и приложение к новому Порядку.
С 1 апреля обязательные медосмотры проходят те, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда, а также выполняют отдельные виды работ (ст. 213 ТК, п. 1 нового Порядка). Перечень таких работ теперь устанавливает новый Порядок медосмотров и приложение к нему (п.20 нового Порядка).
Шаг 2. Направьте список в Роспотребнадзор, если вас перечислили в новом Порядке
Обратите внимание
Теперь направлять в Роспотребнадзор список работников, которые проходят медосмотры, нужно не всем работодателям (п. 22 нового Порядка). Отправьте документ в ведомство по фактическому месту расположения в течение 10 рабочих дней, если работники проходят осмотры в целях охраны здоровья населения и перечислены в приказе Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 «О личной медицинской книжке и санитарном паспорте». В их числе:
- пищевая промышленность;
- общественное питание;
- торговля;
- водопроводные сооружения;
- медицина;
- детские учреждения.
Шаг 3. Составьте поименные списки работников
Поименный перечень составьте на основании утвержденного списка работников, подлежащих медосмотрам (п. 23 нового Порядка). В документе укажите фамилии, имена, отчества работников полностью, их должности или профессии по штатному расписанию, стаж работы, наименование структурного подразделения, вредные производственные факторы и виды работ со ссылкой на пункт приложения к новому Порядку. Это основные пункты, которые должны быть в локальном акте, утвержденной формы документа по-прежнему нет. Отличие от старого Порядка в правилах заполнения только одно: теперь нужно указывать стаж работы в должности.
Шаг 4. Заключите договор с медорганизацией
С медорганизацией нужно заключить договор, прежде чем направите работников на медицинский осмотр. Вывод следует из пунктов 38, 39 нового Порядка. Такая же формулировка была в старом Порядке — требование не изменили (пп. 35, 36 старого Порядка). Сотрудничать можно с медицинской организацией с лицензией на проведение медосмотров. Мы предоставляем заверенную копию документа с приложениями, которые подтверждают право на проведение предварительного и периодического медосмотров.
Шаг 5. Направьте поименные списки в ООО «Санэпидсервис в ЮВАО» и согласуйте календарный план
Важно
Поименные списки утвердите у работодателя и направьте в медицинскую организацию на согласование. Сделать это надо не позднее чем за два месяца до даты начала проведения периодического осмотра (п. 24 нового Порядка).
На основании поименного списка медорганизация составит календарный план. Теперь она должна подготовить документ не позднее чем за 14 рабочих дней до согласованной с работодателем даты начала медосмотра. Календарные дни поменяли на рабочие (п. 26 нового Порядка). План утверждает руководитель медицинской организации после того, как согласует документ с работодателем.
Шаг 6. Ознакомьте работников с календарным планом
Издайте приказ о проведении медосмотра, в приложение к нему включите календарный план и лист ознакомления. Работники должны узнать дату медосмотра за 10 рабочих дней до его начала — организуйте ознакомление под подпись (п. 27 нового Порядка). Теперь времени на процесс стало больше: в новом Порядке календарные дни заменили на рабочие.
Шаг 7. Выдайте работникам направления на медосмотр
Перед медосмотром вручите направления сотрудникам, которые должны пройти процедуру. Утвержденной формы документа нет. Укажите в направлении информацию, которую предусмотрели в пункте 9 нового Порядка. Для удобства используйте образец.
По сравнению со старым Порядком обязательных пунктов в направлении стало больше. Добавили электронную почту, контактный телефон работодателя и медорганизации, а также пол работника и номер его полиса ОМС или ДМС.
Направления выдает сотрудник, которого приказом назначил работодатель. Например, это может быть специалист кадровой службы. Он подписывает документ с указанием своей должности, фамилии и инициалов. Работник, который получил направление, также ставит свою подпись.
В организации по-прежнему нужно вести учет выданных направлений (п. 9 нового Порядка). Удобнее всего делать это с помощью журнала, но работодатель вправе выбрать и другой способ. Новый Порядок разрешает вести учет направлений и в электронном виде (п. 9 нового Порядка).
Шаг 8. Проконтролируйте медицинский осмотр работников
Объем исследований и необходимость участия в медосмотре конкретных врачей-специалистов определяет медорганизация на основании вредных и опасных производственных факторов, и работ, которые указали в поименном списке (п. 28 нового Порядка).
Задача специалиста по охране труда — координировать действия медорганизации и работников, которые проходят осмотры. Например, следите за явкой сотрудников и корректируйте план, если по каким-либо причинам работник не смог пройти медосмотр в назначенный день.
Разъясните сотрудникам процедуру. Хорошая практика: расписать алгоритм действий, приложить карту проезда до медорганизации и разослать на e-mail работникам. Пропишите, где и во сколько нужно быть работнику, с кем связаться и какие документы взять с собой. В новом Порядке дополнили перечень бумаг, которые сотрудник дол-жен предъявить на медосмотре: теперь понадобится полис ОМС или ДМС (п. 11 нового Порядка). Раздайте работникам памятку с полным перечнем документов.
Шаг 9. Получите результаты медосмотра
Заключение по результатам медосмотра оформляет медорганизация в пяти экземплярах. Один выдают работнику не позже чем через пять рабочих дней после того, как он прошел медосмотр. Второй приобщают к медкарте, третий — направляют работодателю, четвертый — в медорганизацию, куда прикреплен работник, а пятый — в ФСС по письменному запросу и с согласия работника (п. 34 нового Поряд-ка).
В заключении прописывают данные работника, наименование работодателя, указывают, относительно каких производственных факторов из приложения к новому Порядку проводили обследование и делают отметку о результатах: выявили или нет медицинские противопоказания (п. 16 нового Порядка).
Не позже чем через 30 дней после осмотров медорганизация оформляет заключительный акт в пяти экземплярах. Один направляют работодателю в течение 5 рабочих дней от даты утверждения. Остальные: в центр профпатологии, ФСС и Роспотребнадзор. Еще один остается в медорганизации.
Содержание заключительного акта относительно старого Порядка изменилось на один пункт. Теперь в документе дополнительно будут прописывать перечень впервые установленных инфекционных заболеваний, связанных с условиями труда (п. 45 нового Порядка). Храните заключительный акт не менее пяти лет.
Шаг 10. Выполните рекомендации медкомиссии
Выполните рекомендации медкомиссии, которые указали в заключительном акте. Для этого составьте план работы, в котором укажите мероприятия, исполнителей и сроки. После выполнения в произвольной форме составьте отчет и направьте в медицинскую организацию.
В новом Порядке сохранили раздел заключительного акта «Результаты выполнения рекомендаций предыдущего заключительного акта», значит работодатель по-прежнему обязан выполнять рекомендации. Один из экземпляров заключительного акта передают в территориальное подразделение Роспотребнадзора.